Ryhmätöiden muistiinpanot (14.4.2018)

Ennen kevätkokousta 14.4.2018 Tampereella esiteltiin Iloa eläinavusteisuudesta -projekti (2018–2020) ja esittelyn jälkeen osallistujat pohtivat neljää eri teemaa ryhmissä.

Alta voit lukea ryhmätöiden muistiinpanot. Ryhmätöiden tuloksia käytetään projektissa tehtävässä työssä hyväksi. Muistiinpanot pohjautuvat ryhmissä käytyihin keskusteluihin ja pohdintoihin eivätkä siis esim. ole toiminnan linjauksia.

 

1. Aktiivisten jäsenten toiminnan seuraaminen ja palkitseminen

  • Palkitseminen 2 x/vuosi
    • Palkitaan henkilöitä, ei eläimiä
    • Aktiivisuuden perusteella/koira /kissa – ei kaikkia palkintoja koirille
    • Ei samoja palkittavia joka kerta, ei palkintoja koordinaattoreille
    • diplomi + 20e lahjakortti Mustiin ja Mirriin (2 kpl) + 2 kpl leffalippuja
    • Mistä palkitsemiseen rahat?
  • Ei-rahallinen palkitseminen: kehuja ja tsemppausta, yhteiset juhlat, kunniakirjat
    • “Vuoden halija”
    • “Vuoden aloittaja”
    • Joka kuukausi aktiivisimman eläimen kuva Facebookin ryhmäkuvaksi
  • Yhteisöllinen palkitseminen, kun tietty halimäärä täyttyy
    • Seurataan omilla ilmoituksilla
  • Muuta
    •  Seurantaan kuuluu myös ongelmatilanteiden seuranta
    •  Ilmoitetaan vuoden lopussa itse koordinaattorille keikat

 

2. Passiivisten jäsenten aktivointi ja toimiva kummitoiminta

  • Kummin tehtävät
    • Informoida, tutustuttaa paikkoihin. Tiedonkulku on tärkeää!
    • Alussa käydään läpi keikkakalenteri
    • Kummi mukana ilman omaa eläintä
    • Tutustuttaa erityyppisiin paikkoihin
  • Hyviä käytäntöjä
    • Sovitaan heti testissä ekat keikat, varmistetaan että konkari mukana
    •  Kummi mukana ensimmäisellä kolmella keikalla
    •  Uusi jäsen voi tulla mukaan keikalle myös ennen oman eläimen testaamista
      • Selviää jo etukäteen, mitä keikkailu on!
    •  Koordinoida eri lajien osallistuminen jakaa porukka: siedättää, sijoittaa oikein. Kissat vs. koirat vs. kanit.
    • Ryhmäytyminen! Sekä eläimet että ihmiset
    • Valinnanvapaus kohteiden osalta
    • Passiivisten tavoittaminen puheluilla ja sähköpostilla
    • Etsi kullekin ihanteellinen kohde! Kaikkien ei tarvitse käydä kaikkialla
    • Positiivisten kokemusten luominen
      • Varo syyllistämistä, etene positiivisen kautta!
    • Kiitä uutta jäsentä tulemisesta! Hehkuta Facebookissa!
    • Erillinen kutsu, pyyntö jos ei ole riittävästi tulijoita keikalle
    • Riihimäellä Facebookin messengerissä ns. pulinaryhmä, jossa voi sopia esim. kimppakyydeistä
      • Ei passivoiduta esim. siksi, että keikkapaikoille on matkaa
  • Muuta
    • Ekalla kerralla keikalle mukaan ilman omaa lemmikkiä -> todistus vasta sitten
    • Vierailu aluksi shokeeraavassa paikassa voi passivoida?
    • Osa haluaa vain testauttaa lemmikkinsä, ei haluakaan keikkailla?
    • Sähköinen ilmoittautuminen? Reaaliaikainen perumismahdollisuus

 

3. Yhdistystoiminta lähellä sydäntä – vapaaehtoistyön erilaiset roolit

  • Kaikilla sama rooli: kaikki ollaan vapaaehtoisia = samanarvoisia.
  • Hallituksen rooli:
    • Työnantaja projektille
    • Talousvastuu
    • Vastuu koko toiminnasta ulkopuolisiin tahoihin
    • Puheenjohtaja on viime kädessä vastuussa
    • Valvoa, että toiminta on lain mukaista
  • Rivijäsenen rooli:
    • Tehdä sydämellä vapaaehtoistyötä
    • Osallistua jäsenkokouksiin
    • Hallituksen jäsenien valintaan osallistuminen
    • Aktiivisuus, osallistuminen ehdotettuihin vierailuihin
    • Vastuullisuus omasta ja eläimen terveydestä
    • Suusta suuhun mainonta toiminnasta
    • Osallistuminen testitilaisuuksiin
  • Koordinaattorin rooli:
    • Järjestää keikat
    • Pitää yhteyttä alueen jäseniin ja vierailupaikkoihin
    • Yhdyshenkilö jäseniin päin
    • Alueellisen viestinnän hoitaminen (mediaan menevien juttujen tarkistaminen)
    • Jäsenien palkitseminen
    • Haliannosten kirjaaminen
    • Testitilaisuuksien järjestäminen
    • Virkistyspäivien järjestäminen
  • Muuta:
    • Testimaksun maksaminen opiskelijoille ja muille vähävaraisille?

 

 4. Koordinaattorien tehtävien monimuotoisuus

  • Koordinaattorin tehtäviä
    • Keikkojen sopiminen
      • Kirjaa toteutuuko vierailu, ketä on ollut vierailulla ja paljonko ihmisiä paikalla
    • Yhteydenpito jäseniin
    • Jäsenien kannustaminen
      • Palkitseminen motivoi jäseniä!
    • Asiakkaisiin/laitoksiin yhteydenpito
      • Paikan tarkistaminen etukäteen: millainen paikka, miten työntekijät suhtautuu, montako vierailijaa mahtuu käymään yhtäaikaa?
    • Koordinointi: Paljonko on keikkailijoita suhteessa keikkapyyntöihin -> mille vierailuille voi sanoa kyllä?
    • Toiminnan mainostaminen + jäsenten hankinta
    • Ristiriitojen ratkaisu -> tarvitaan ihmissuhdetaitoja!
    • Kummitoiminta: koordinaattorin tehtävä on saattaa ihmisiä alueellisesti yhteen
  • Ongelmia
    • Liika tapahtumien haalinta? Toisaalta markkinointi on todella tärkeää. Valinta: näytäänkö alueella paljon esim. tapahtumissa ja messuilla vai keskitytäänkö markkinointiin mediassa. Onko resursseja molempiin?
    • Jos koordinaattori toimii yksin alueellaan kaikki ylimääräiset tehtävät kuormittavat, huoli esim. Iloa eläinavusteisuudesta -hankkeen virkistystapahtumista, jotka jäävät koordinaattorien tai aktiivisten jäsenten järjestettäväksi.
  • Apua tarvitaan
    • Jäsenien innostamiseen! Passiivisten ja uusien tulokkaiden mukaan saaminen
      • Miten saadaan jäsenet mukaan? Miten innostaa ja tukea?
    • Testitilaisuudet: Testitilaisuuden tiedotus osallistujille + paperityöt työläitä
    • Paljon sihteeri- ja toimistotyötä koordinaattoreilla
    • Keikkapäiväkirjanpito on työlästä
  • Ratkaisuja
    • Työn jakaminen koordinaattoreiden kesken -> jokainen voi käyttää omia vahvuuksiaan
    • Työssä tukee aktiivinen fb-ryhmä, jossa voidaan sopia mm. keikoista
    • Työkuorman purkaminen laajemmin jäsenistölle
      • Kaikki tekee omien vahvuuksien mukaan
      • Kaikkea ei tarvitse tehdä yksin!
  • Hyviä käytäntöjä
    • Kaikki uudet jäsenet lisätään heti testin läpäisyn jälkeen Facebook-ryhmään, jotta pääsevät heti varailemaan keikkoja
    • Pääkoordinaattorin tuki on todella tärkeä haastavissa tilanteissa, yhdessä haasteen pohtiminen toimii
    • Kummitoiminnan siirtäminen konkarijäsenille, ei koordinaattorin tehtävä
    • Myös vaate- ja öljytilaukset voisivat olla jonkun muun, kuin koordinaattorin vastuulla (esim. aktiivisen jäsenen)
    • Alueen koordinaattorien tärkeä kokoontua kasvotusten suunnittelua varten
      • Hyvää yhteistyötä! Säännöllisyys on tärkeää!
    • Passiivisten jäsenten mukaan saaminen: soiteltu perään, lähetetty henkilökohtaisia kutsuja esim. virkistystapahtumiin.
  • Muuta
    • Keikkapaikkojen lopettaminen saattaa tulla vastaan esim. erityisen haastavien asiakkaiden vuoksi, jossa hyödytään enemmän esim. ammattilaisen tekemästä eläinavusteisesta terapiasta.
    • Myös koordinaattori tarvitsee palkitsemista, koska hommaa on paljon. Esim. t-paita kerran vuodessa. Jäsenmaksun porrastaminen on ollut hyvä palkkio.
    • Tärkeää, että koordinaattorit ja keikkailijat tapaavat asiakkaiden edustajia, jotta tieto kulkee.
    • Hierarkia: jäsenistö -> koordinaattori -> pääkoordinaattori
    • Kutsu-tapahtumat vetää paljon keikkailijoita!

Facebook

Instagram

 

Instagram_logo